مفهوم السكرتارية

السكرتارية هي دور محوري ضمن الهيكل الإداري لأي مؤسسة، وهو ما يعرف بـ “سكرتير” بالإنجليزية. هذا الدور يتضمن تقديم المساعدة الإدارية الأساسية للمديرين وأصحاب القرار. تتمثل مهمتها الرئيسية في جمع البيانات والمعلومات اللازمة لدعم عملية صنع القرار، وبالتالي تخفيف العبء عن المديرين وتوفير الوقت والجهد. يعود أصل هذه المهنة إلى الثورة الصناعية في أوروبا، حيث كانت مسؤولية حماية المعلومات السرية أحد الأدوار الأساسية للسكرتير.

مع مرور الوقت، تطورت وظيفة السكرتارية لتشمل العديد من الجوانب الأخرى بما فيها تنسيق الاجتماعات، التأكد من صحة المستندات الرسمية، إدارة التواصل الداخلي والخارجي، بالإضافة إلى القدرة على استخدام تقنيات الكمبيوتر الحديثة لإنجاز المهام بكفاءة أكبر. يتميز السكرتير الناجح بعدد من الخصائص منها الصدق والحزم الذكي والقدرة على التفاوض الفعال والصبر لتحمل ضغوط العمل. تشمل مهامه اليومية استلام وإرسال الرسائل البريدية، جدولة المواعيد واستقبال الزوار، وكذلك إعداد التقارير المختلفة. باختصار، تلعب السكرتارية دوراً أساسياً في تحقيق الانسجام والإنتاجية داخل البيئات العملية المعاصرة.